POS机发票怎么报销(采购和销售的对账、清账处理方式)

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一、对账、清账(核销)

在财务账务处理当中,有关供应商、客户的科目不只需要“借贷余”的管理,还需要管理到每一个分录行的状态,比如供应商应付、客户应收的明细科目,系统需要记录供应商的每张发票是否已经付款,客户的每一张发票是否收款等。一般财务上称为“核销”或“销账”,在SAP中叫“清账”。

二、销售对账、清账

1、销售对账、清账的逻辑比较简单粗暴,业务人员每天核对一个大数,将应收和来款进行先进先出滚动清账。在SAP里就是剩余清账法。

比如今天有100笔订单,开出100张发票,一共卖了1万元,来款是110笔,有的客户是分开付款,有的客户是合并付款,总共来款金额也是1万元。业务人员通常只核对1万的销售额和1万的来款,这个大数只要对上了就不需要再详细逐笔核对了。如果企业实行精细化管理的话,也是完全可以实现逐笔核对的,对于非现金、POS机刷卡的支付方式,系统根据支付流水号自动勾兑。对于现金支付、POS机刷卡那种没有支付流水号的,可以根据日期、金额等规则自动对账,实在对不上的就需要人工勾兑了。

2、来款根据到账时间可分为两种,一种是现金或网银支付,一种是第三方支付

如果是现金或网银支付,可T+0直接入到预收科目,和应收对冲

如果是第三方支付,T+0先入到“应收代收-支付宝”的过度科目,T+1跟支付宝对账,也是对个大数,有问题再逐条核对,进行差异处理。T+1银行账户收款到账,再把“应收代收-支付宝”过度科目冲掉,将应收和收款对冲

三、采购对账、清账

通常企业要求采购对账要实行精细化管理,毕竟是花钱了,要明确知道钱的去处、状态。企业的采购付款方式按有账期和无账期来分,具体对账清账的处理步骤如下:

1、付款有账期(应付)

(1)纸质发票&百望发票勾兑——采购人员

采购人员收到供应商开出的纸质发票,同时百望系统将税务局的发票信息推送给我们SCM系统(一天可推送多次),采购人员拿着纸质发票,在系统内输入纸质发票的发票号码、发票代码,跟系统内发票(SAP里MIR7预制的发票)进行勾兑,提交财务人员审批

(2)发票校验,过账,生成应收款——财务人员

财务人员审批完成之后自动过账(SAP里MIRO发票校验的发票),生成应付款

(3)付款申请——采购人员

采购人员在系统内提交付款申请,输入订单号、行号,对应到应付的采购订单号、行号

(4)付款并清账——财务人员

财务人员审批过账后,应付、付款对冲完成清账

2、付款无账期(预付)

(1)采购人员下达采购订单,并提交付款申请

(2)财务人员审批支付预付款

(3)采购人员收到供应商开出的纸质发票,与系统内发票进行勾兑(此步骤很多时候都需要人工勾兑,因为拆分或合并发货的原因,订单和发票有时候不逐行对应),提交财务人员审批

(4)财务人员完成发票校验,应付与预付款对冲

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