上一篇文章讲了供应链系统落地切入点和两条路径，但无论采用哪条路径来落地，都必须要先整理基础档案。无论是供应链系统，还是ERP系统，基础档案中最重要的就是物料档案。物料档案梳理不好，供应链系统上线必然会返工，但是物料档案经常会急急忙忙地仓促准备，没有受到应有的重视。
物料档案，在很多系统中也被称为“品项档案、商品档案、货品档案、存货档案……”。在餐饮供应链系统中，物料档案一般指的是除了门店POS销售给顾客的菜品或商品，以及企业固定资产以外的其他所有物品。主要包括原料（包括A进A出的商品）、半成品、包装品、一次性用品、低值易耗品等。
以下分六个方面来说一说关于物料档案的问题。
（一）物料档案有哪些常见问题？
这里只说三个最严重的三个问题：
1、物料档案重复
例如：“土豆”在物料档案中有两条，分别是“土豆”和“马铃薯”，指的是同一种东西。
物料档案重复是物料档案管理中最常见，也是最严重的问题。这将直接导致库存不准，同一种物料的库存被分配到两种物料上，引起后续所有业务流程的混乱。
这个东西有很多名字，荸荠、马蹄、水栗、芍、凫茈、乌芋、菩荠、地栗、钱葱、土栗、刺龟儿、蒲球
2、物料名称不明确
例如一：名称为“刀”的物料，很难区分出来，是切菜刀，还是裁纸刀。
例如二：名称为“刺龟儿”的物料，北方门店就很难猜出来其实是“荸荠”。
物料名称不明确，会让单据录入的效率变低，难以找到自己想要的物料。间接会导致重复物料的建立，找不到想要的，很多人就会选择再建立一个新的。
3、物料档案管理混乱
例如：当库管用“荸荠”找不到自己想要的物料时，就自己添加了一个新物料。
使用物料的人随时可以修改物料档案，是物料档案管理混乱的重要表现。没有合理完整的物料档案管理流程，是引起物料档案一系列其他问题的根源。
（二）如何建立“物料分类”？
每个企业都有自己的物料分类方法，但很多企业不知道该怎么分类，这里介绍一个“十二分类法”，即将物料分为十二个大类，每个大类有若干小类，如下图所示：
物料的十二分类法
上图提供了一种思路，大类和小类可以根据本企业的具体情况进行调整，但分类的性质应该始终是物料本身的属性。否则就会出现一些常见的问题，例如，使用供货商名称、地区名称、仓库名称等作为分类，这样就会打乱以物料本身的属性作为分类的原则，导致物料归类混乱。
（三）如何制定“物料编码”？
物料编码虽然不影响业务流程，但它是物料档案规整性的体现，而且也在很多场合直觉决定了物料排序的顺序，所以不能随意编码。
一般来说，物料编码的原则应该是“物料类别+物料流水号”的编码方式。如果采用两级物料分类，则物料编码原则建议为“两位大类+两位小类+四位流水号”，共计8位编码，并且每一组以10进行递进，方便未来在两个物料之间进行插入。
例如：米面粮油大类01；粮食作为米面粮油的小类0101；大米的物料编码，玉米的物料编码。以后如果需要在大米和玉米之间插入“小米”， 则小米可以编码为。即可确保小米的排序是在大米和玉米之间的。
物料编码建议为全数字码，尽量不要使用字母或特殊字符，以便未来使用PDA等移动设备录入时的方便性，并且也避免了因口音问题而导致“B”和“D”这类读音类似的字母导致混淆。
（四）如何确定“物料名称与规格”？
在上面的常见问题中，已经提到了关于物料名称不明确的问题，那么该如何解决这个问题呢？有以下几条原则：
1、名称和规格能够完整表达出这种物料的用途
例如：“刀”这个物料名称的改进方式应该是“XX刀+型号”，例如物料名称为“厨师用生食菜刀”，规格为“002#”。
2、物料尽量使用通用名，并将别名写在物料备注中
例如：采用“荸荠”命名，并将“马蹄、水栗、芍、凫茈、乌芋、菩荠、地栗、钱葱、土栗、刺龟儿、蒲球”写入备注中，以便无论用任何一个名字都可以找到该物料（系统应支持采用备注查询物料）。
不同厂家的酱油，是否定义为不同的物料，要看用途是否一致
3、同一种物料，两种不同的包装单位，不应建立两条档案
例如：同样都是“海天酱油”，分为1升一瓶和500毫升一瓶，这种情况是不应该建立两条名为“海天酱油”的物料的。因为无论哪种“海天酱油”，用途都是一样的。应该采用同种物料，不同单位的方式来建立物料档案。
4、同一种物料，不同的厂商，是否建立两条档案，要看用途是否一致
例如一：常用的酱油有两种，分别是“A厂商酱油”和“B厂商酱油”。这两种酱油的口味完全一致，完全可以通用，这种情况下就不应该在物料名称中体现厂商名称，应建立统一的一条“酱油”档案，供两个厂商的采购业务通用。
在上面这个例子中，如有必要，可在规格或单位命名时，体现出厂商名称。其实在这种情况下，大多数也并不需要在规格和单位中体现厂商名称。因为在具体的采购业务中，必然有供货商名称，因此在最终的报表统计中，也一定能够统计出分别从A厂商进货了“酱油”多少，从B厂商进货了“酱油”多少。
例如二：常用的酱油有两种，分别是“A厂商酱油”和“B厂商酱油”。这两种酱油的口味不一致，A厂商的口味浓重一些，因此在BOM中的用量会少一些。这种情况下，应该建立两条物料档案，分别处理。
区分两种物料，是不是“同一种”，关键在于用途和用量是否一致，只要用途和用量一致，即便来自不同厂商，不同包装，也应该视为同一种物料，否则，才是不同的物料。这是避免重复建立物料档案的关键之一。
（五）如何确定“物料单位”？
对于一种物料来说，除了名称和规格外，决定这种物料的核心属性，还有它的“最小单位”。所谓“最小单位”是指该物料在使用中不可再拆分的单位。“最小单位”在建立物料时就要确定，一旦发生改变，也意味着一种新的物料产生了。
物料单位的确定对于物料档案至关重要，以下通过几个例子来详细阐述物料单位的建立方法。部分例子比较烧脑，可以多研究几遍。
可乐的包装规格该怎么定？
例如一：如果可乐只是整瓶售卖，不会用可乐作为原料做其他菜品，那么可乐的最小单位就是“瓶”。
例如二：如果可乐不仅仅整瓶售卖，还会用可乐作为原料制作“可乐鸡翅”，那么可乐的最小单位就应该是“毫升”，并且设置一个财务常用单位为“瓶”，便于报表统计方便。
例如三：如果可乐作为原料制作“可乐鸡翅”，但不想因此将最小单位设置为“毫升”，以免干扰前厅酒水报表。则应该建立两种可乐的物料档案，分别为“可乐（酒水）、可乐（后厨）”。所有的进货、领料、使用、盘点等都要分开，后厨不得随意从前厅取用可乐。
例如四：如果可乐有可口可乐和百事可乐两种，在前厅作为两种不同的商品售卖，则应该建立两种不同的可乐，分别为“可口可乐”和“百事可乐”。
例如五：如果可口可乐有1.25L装和听装两种规格，在前厅作为两种不同的商品售卖，则应该建立两种不同的可口可乐，分别为“可口可乐”规格为“1.25L”、“可口可乐”规格为“听装”。
之所以把“1.25L”和“听装”录入到规格中，是因为保持物料名称的一致，便于后期报表统计时可将可口可乐的数据合并汇总到一起。
例如六：如果可口可乐外包装单位分为24瓶一箱和48瓶一箱，并且可口可乐不用于做菜，只用于整瓶售卖，则可口可乐的最小单位应设置为“瓶”，并且采购专用单位应设置两个，分别为“箱（24瓶）”和“箱（48瓶）”。而不应该用“小箱、大箱”，否则未来如果增加了12瓶一箱的规格，就不好区分了。
对于海鲜，则有一个特殊的问题：按只采购，按只投料，按克核算财务。这个怎么处理呢？请注意，以下内容比较烧脑。
龙虾该怎么定规格？怎么定单位？
例如七：如果龙虾是按“只”向供货商订购，但结算时按“公斤”向供货商结算，后厨投料时也以“只”进行投料。则最小单位应为“克”，采购专用单位应为“公斤”，辅助单位应为“只”，并且估算每只的额定重量，例如每只额定重量为500克，则投料一只时，系统自动估算投料500克龙虾。实际投料的龙虾重量偏差将体现在分差数据中。
如果你说，你没有明确的额定分量，那你首先就应该先检讨一下自己的采购管理了。
例如八：沿用上面的例七，如果向供货商的额定采购就有三种不同的标准，例如500克一只，750克一只，1000克一只。则就应该制定三种不同的龙虾物料档案，分别是“龙虾”规格为“500克/只”、“龙虾”规格为“750克/只”、“龙虾”规格为“1000克/只”。后厨投料时也按照三种不同菜品做法投料。因为，如果你是按只投料，则必然每种不同的龙虾售价是不一样的，就应该是三道不同菜（或不同的做法）。
例如九：沿用上面的例八，但后厨投料时是按克投料，而不是按只投料。则三种不同的规格龙虾就应该制定为同一种物料档案，而不是三种不同的物料档案。这样，则采购时按只订货，来货时按公斤结算，财务和分差核算到克数上。前厅菜品也应该是同一种，而不是三道菜。
一套合理的物料档案维护流程是怎样的？
（六）一套合理的物料档案维护流程是怎样的？
从上面的描述来看，物料档案的建立是一件严谨而严肃的事情，是整个供应链系统是否能良好落地的基石。那么在物料档案在建立后，未来的维护应该采用什么流程呢呢？
1、新物料添加流程
首先要明确的是，不是谁想添加就可以添加的，否则物料档案将很快陷入混乱，缩短供应链系统的运行寿命。
物料维护权限必须放在IT部门手中。但IT部门并不直接管理各部门业务，该添加什么IT部门并不知道，也需要其他部门来告诉IT部门，所以这就需要一个完整的物料添加流程，参考的流程如下：
业务部门提出物料添加建议（可以是一个纸质表单，或OA表单），必须要明确分类、编码、名称、规格、单位、供货商、仓库存放位置、参考价格、备注信息等。如果业务部门无法确定所有项，则应该多部门协同完成这个表格。财务负责审核这个物料表格，审核内容包括分类合规、编码合规、名称合规、查重、单位合规、各类信息完备。IT部门负责准确录入物料档案，并测试基础档案的可用性，然后告知业务部门，物料建立完成。然后记录下来基础档案变更日志记录。
2、物料修改注意事项
物料的修改权限同样也应该在IT部门手中，也应该有申请、审核、修改的动作，与上面物料添加流程是类似的。
但是要特别注意的是，物料名称、单位、规格等不应该直接修改。
例如：可口可乐自本月起停售，改为百事可乐。错误的做法是把可口可乐的物料名称直接改为百事可乐，这会导致过去的报表统计都发生变化。
正确的做法是，停用可口可乐，并建立新的物料档案，百事可乐。
凡是已经使用过的物料，严禁通过修改的方式将其变更为另一种物料，而是要将原物料停用，并录入一种新的物料档案。
3、物料删除注意事项
一般来说，凡是已经使用过的物料，是无法删除的，系统都会有这个限制。但常见的问题是，大量的无用物料沉淀在系统中，造成了垃圾数据，也容易导致物料误选。
因此，至少要以月为单位，对物料进行清理。
凡是已停止使用的物料，并且无库存，应及时在系统内停用。
凡是已停止使用的物料，并且还有库存，则属于呆滞物料，要么转移至虚拟仓库单独处理，要么盘点为零，然后在系统内停用。
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